POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE ACTUARIOS – ACA-

 

La Asociación Colombiana de Actuarios (en adelante ACA) sociedad colombiana sin ánimo de lucro identificada con NIT 860.033.169-8 en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario número 1377 de 2013, los cuales regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, desarrolla las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales dentro de la Asociación.

 

  1. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la ACA.

 

  1. DEFINICIONES

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  • PRINCIPIOS

 

Para el Tratamiento de los Datos Personales, La ACA aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

 

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que tengan la naturaleza de confidenciales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

La Asociación Colombiana de Actuarios (en adelante ACA) sociedad colombiana sin ánimo de lucro identificada con NIT 860.033.169-8 con Domicilio en la Ciudad de Bogotá y correo electrónico admin@actuarios.org.co.

La ACA podrá encargar a personales naturales o jurídicas el tratamiento de las bases de datos bajo su responsabilidad.

 

  1. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS

 

En las bases de datos de la ACA se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la ACA puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. Adicionalmente, se podría incluir información sobre la actividad laboral y académica y el estado de cuenta de membresías pagadas o en mora de cada miembro de la ACA.

La ACA no mantendrá bajo ninguna circunstancia en sus bases de datos información personal sobre menores de edad.

 

  1. TRATAMIENTO

 

La información que consta en las bases de datos de la ACA es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, miembros corporativos de la Asociación y personas naturales o jurídicas interesadas en acceder a datos de contactos de profesionales en actuaría para la contratación de servicios profesionales en este campo del conocimiento.

En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.

La ACA podrá informar a otras personas naturales o jurídicas diferentes del titular, incluso por escrito, el estado de vigencia o de mora de las obligaciones relacionadas con pago de membresía de los miembros de la Asociación, así como el estado de afiliación, suspensión o cancelación de la membresía de los miembros de la ACA.

La información disponible en las bases de datos podrá ser utilizada por la ACA para la presentación de informes estadísticos, generación de certificados, facturas y reportes, así como para ser publicada en la página web o documentos institucionales de la ACA donde se considere relevante presentar información de los miembros de la ACA, y para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.

 

 

 

 

  • AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

 

La ACA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

 

La autorización a la ACA para el tratamiento de los datos personales será otorgada únicamente por el titular o su representante legal, en el caso de personas jurídicas.

La ACA obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

La aceptación por parte del titular de membresía de la ACA implicará la aceptación de la política de tratamiento de datos personales de la ACA descrita en este documento.

 

  • DERECHOS DE LOS TITULARES

 

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la ACA o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la ACA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
  • Ser informado por la ACA o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la ENTIDAD o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

  1. OBLIGACIONES DE LA ACA

 

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
  • Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. PERSONA O AREA RESPONSABLES

Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo

previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

 

ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE ACTUARIOS

Correo Electrónico: admin@actuarios.org.co

 

  1. PROCEDIMIENTOS DE ATENCIÓN A CONSULTAS

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la ACA podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta.

Los reclamos deberán ser formulados por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

  • Identificación del titular
  • Teléfono y correo electrónico del titular
  • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
  • Documentación que se quiera presentar como prueba

 

  • VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la ACA estarán vigentes a partir del día veintisiete (27) de marzo de 2017. La ACA se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

Las bases de datos administradas por la ACA se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la ACA o una obligación contenida en los estatutos de la Asociación que obligan a los miembros de la Asociación para con la ACA.